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Die Möglichkeiten einer Zertifizierung und des Aufbaus eines betrieblichen QM-Systems sind möglichst frühzeitig auszuloten. Insbesondere, um Unwegsamkeiten auszuräumen, die entstehen, wenn die Beteiligten unter Zeitdruck handeln.
Einstieg in den "großen" IFS
Grundsätzlich fallen die IFS-Programme („International Featured Standards“) in die Kategorie der Produktsicherheitsstandards. Diese Standards sind für Getränkehersteller wie Brauereien oder Mineralbrunnen daher von übergeordneter Relevanz.
Der IFS GMF dient als Einstiegsprogramm für kleinere Unternehmen und kann in einer Grund- oder einer Mittelstufe absolviert werden. Nach erfolgreicher Umsetzung ist eine Entwicklung hin zum „großen IFS“ – dem IFS Food – vorgesehen. Die beiden Stufen unterscheiden sich vor allem im Umfang des Anforderungskatalogs. Da der Standard bereits eine Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben abbildet, stellt eine erfolgreiche Zertifizierung somit einen weiteren Beleg für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen dar.
In der Mittelstufe umfasst der IFS GMF 185 Anforderungen, was ca. 80 Prozent der Anforderungen des IFS Food Version 8 entsprichtRevision 3 des IFS Global Markets Food
Die aktuelle Version 3 des Programms ist seit Oktober 2023 verpflichtend anzuwenden. Mit der neuen Version wurde die Kapitelstruktur an die Struktur des IFS Food angelehnt, sodass eine Entwicklung hin zu diesem großen Standard erleichtert wird. Auch ist der Umfang des Programms deutlich gestiegen. Die wesentlichen Veränderungen werden im Folgenden insbesondere für eine Zertifizierung in der Mittelstufe näher beleuchtet.
Die Rahmenbedingungen des IFS GMF
Das Audit wird jährlich von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt. Bei der Mittelstufe hat das auditierte Unternehmen zudem die Möglichkeit, jedoch nicht die Pflicht, das Audit unangekündigt durchführen zu lassen. Die Auditdauer beläuft sich auf vier bis acht Stunden, abhängig von den angewendeten Produkt- und Technologiescopes sowie der Mitarbeiterzahl.
In der Mittelstufe umfasst der IFS GMF 185 Anforderungen, was ca. 80 Prozent der Anforderungen des IFS Food Version 8 entspricht. Wurden in der Vorgängerversion noch Fragen gestellt, werden nun klarere Anforderungen an das Unternehmen formuliert.
Das zugrundeliegende Bewertungsschema von A-, B-, C- und D-Bewertung sowie die Vergabe einer Major-Nichtkonformität, verbunden mit der daraus resultierenden Punktzahl, bleibt unverändert. Es sind – anders als beim IFS Food – keine K.o.-Kriterien definiert, die bei groben Abweichungen zum unmittelbaren Nichtbestehen des Audits führen. In jeder Anforderung ist jedoch die Vergabe einer Major-Nichtkonformität möglich, die zum Abzug von zehn Prozent der möglichen Gesamtpunktzahl und in der Folge zum Nichtausstellen des Bestätigungsschreibens führen kann.
Die aktuelle Version verlangt die Umsetzung einer betrieblichen LebensmittelsicherheitskulturDer neue Anforderungskatalog des IFS GMF
Die wesentliche Änderung der neuen Version liegt in der an den IFS Food angelehnten Kapitelstruktur. Daraus ergeben sich folgende Kapitel:
- Unternehmensführung und -verpflichtung;
- Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagement;
- Ressourcenmanagement;
- Operative Abläufe;
- Messungen, Analysen, Verbesserungen.
Neu ist die Anforderung an die Unternehmensführung zur Umsetzung einer betrieblichen Lebensmittelsicherheitskultur. An dieser Stelle greift der Standardgeber die Vorgaben der EU-Verordnung 2021/382 auf, die auf die betriebliche Implementierung einer solchen Kultur abzielt. In das erste Kapitel wurde zudem eine Informationspflicht bei Änderungen des Namens oder Produktionsstandorts aber auch bei Produktrückrufen und relevanten behördlichen Beanstandungen aufgenommen. Des Weiteren muss die im Unternehmen für Qualitätsmanagement verantwortliche Person oder Abteilung unmittelbar an die Unternehmensleitung berichten.
Implementierung eines wirksamen HACCP-Systems
Im Bereich des Dokumentenmanagements muss in Zukunft sichergestellt werden, dass Aufzeichnungen sicher verwahrt werden, diese gleichzeitig aber auch zugänglich sein müssen. Wesentlicher Bestandteil ist hier der Aufbau und die Umsetzung eines wirksamen HACCP-Systems, orientiert an den Vorgaben des Codex Alimentarius.
Neu im IFS GMF ist eine umfassendere Gefahrenanalyse. Wie bisher werden mikrobiologische, physikalische und chemische Gefahren bewertet, die realistischerweise Auswirkungen auf das Produkt haben können. Zusätzlich sind radiologische Gefährdungen sowie Gefahren durch Lebensmittelkontaktmaterialien und aus dem Arbeitsumfeld zu bewerten.
Einrichtungen zur Reinigung und Desinfektion von Stiefeln, Schuhen und Schutzkleidung, wie im Kapitel Ressourcenmanagement gefordert, sind in Brauereien und Mineralbrunnen nach gefahrenorientierter Betrachtung meist nicht notwendig.
Unternehmen haben eine angemessene Haltbarkeitsdauer für ihre Produkte zu ermittelnOperative Abläufe
Neu im Kapitel zu betrieblichen Abläufen und Infrastruktur ist die Verpflichtung für Unternehmen, Nachweise zu produktbezogenen Werbeaussagen, sog. Claims, vorzuhalten. Das gilt etwa bei Werbeaussagen über Regionalitätsbezug bei den eingesetzten Rohstoffen.
Haltbarkeit der Endprodukte
Auf Grundlage einer Validierung und Bewertung der mikrobiologischen, chemischen und organoleptischen Eigenschaften haben Unternehmen eine angemessene Haltbarkeitsdauer für ihre Produkte zu ermitteln. Neben den Spezifikationen und Konformitätserklärungen für die eingesetzten Verpackungsmaterialien muss das Unternehmen Tests und Analysen durchführen, die die Eignung zum Kontakt mit dem hergestellten Lebensmittel belegen. Hierunter fallen organoleptische Untersuchungen, Lagertests, chemische Analysen oder Migrationstests.
Es reicht nicht mehr eine bloße Dokumentation der Reinigung. Mit der neuen Version ist eine konkrete Überprüfung der Wirksamkeit der durchgeführten Reinigungsarbeiten gefragtReinigung und Desinfektion
Waren bisher vor allem Reinigung, Desinfektion und deren Dokumentation gefordert, kommt nun eine dokumentierte Überprüfung der Wirksamkeit von Reinigungsarbeiten hinzu. Darunter fallen Sichtkontrollen, Schnelltests oder analytische Prüfverfahren.
Schädlingsmonitoring
In der neuen Version wird nun erstmals die Überprüfung der Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen in der Schädlingsprävention gefordert. Für einen entsprechenden Nachweis sollte der beauftragte Dienstleister bspw. eine Jahrestrendanalyse zur Verfügung stellen.
Lebensmittelbetrug und Produktschutz im IFS GMF
Die Bereiche Lebensmittelbetrug (Food Fraud) und Produktschutz (Food Defense) spielten in der Vorversion noch eine untergeordnete Rolle. Hier sind nun in der Mittelstufe die Risiken zu bewerten und Pläne zur Minimierung des erkannten Risikos zu definieren. Ein Produktschutzteam hat einen entsprechenden Plan zum Schutz vor unbefugtem Zugriff und Manipulation der Produkte aufzustellen. Das entwickelte System ist zudem regelmäßig auf Wirksamkeit zu testen.
Ebenso neu ist die Forderung nach verbindlich festgelegten, turnusmäßigen BetriebsbegehungenBetriebsbegehungen, Prozessanalysen und Stichprobenplan
Die neue Version fordert regelmäßige und dokumentierte Betriebsbegehungen aller Betriebsbereiche. Die Häufigkeit solcher Begehungen ist risikoorientiert, aber verbindlich festzulegen. Neben dem baulichen Zustand sind hier auch Aspekte wie die Betriebshygiene, die Personalhygiene oder mögliche Fremdkörpergefahren zu bewerten.
Dieser Abschnitt des Standards regelt außerdem Prozesskontrollen und -analysen. Die für solche Kontrollen verwendeten Prüfmittel sind im Rahmen eines geeigneten Prüfmittelmanagements zu überwachen. Die genannten Anforderungsbereiche waren bereits Teil der Vorgängerversion. Neu in der Version 3 des IFS GMF sind hingegen detaillierte Anforderungen zur Überwachung der Füllmenge. Hier ist ein geeigneter Stichprobenplan zu entwickeln, der repräsentativ für die betrachtete Charge steht.
Das Kapitel Messungen, Analysen und Verbesserungen umfasst außerdem noch Anforderungen zu Sperr- und Freigabeprozessen, Reklamations- und Krisenmanagement sowie den Umgang mit Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Abweichungen. Insbesondere die notwendige Definition von Korrektur und Korrekturmaßnahme bei Nichtkonformität ist als wesentliche Neuerung in diesem Standard zu nennen.
Bericht und Bestätigungsschreiben
Nach Abschluss des Audits erhält das Unternehmen einen ausführlichen Bericht. Neu sind hier die verpflichtenden Angaben des Auditors zu den sog. Pflichtanforderungen, die die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bewertung verbessern sollen.
Neben dem Bericht wird dem Unternehmen innerhalb von zwei Wochen ein Maßnahmenplan zur Verfügung gestellt, der alle festgestellten Abweichungen und Nichtkonformitäten aufführt. Für die Übermittlung eines Maßnahmenplans an die Zertifizierungsstelle hat das Unternehmen ebenfalls zwei Wochen Zeit.
Eine wie hier unbeschriftete Sprühflasche ist eine Abweichung, die innerhalb von drei Monaten beseitigt werden mussKorrekturen und Korrekturmaßnahmen
Neu im IFS GMF ist dabei die notwendige Definition von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen für jede Abweichung. Bei einer Korrektur handelt es sich um die unmittelbare Beseitigung einer Abweichung, z.B. die Kennzeichnung unbeschrifteter Sprühflaschen mit Desinfektionsmitteln. Dafür hat das Unternehmen drei Monate Zeit.
Die Korrekturmaßnahme zielt hingegen auf die Behebung der Ursache des Missstandes ab. Im genannten Beispiel etwa eine nachweisliche Schulung der Mitarbeiter zur Beschriftung von Chemikalien. Für solche Korrekturmaßnahmen hat das Unternehmen bis zum Folgeaudit Zeit.
Nach Bestehen des Audits und einer fristgerechten Rücksendung des vollumfänglich ausgefüllten Maßnahmenplans erhält das auditierte Unternehmen ein Bestätigungsschreiben der Zertifizierungsstelle über das erfolgreiche Bestehen des Audits gemäß IFS GMF. Dessen Gültigkeit liegt bei einem Jahr.
Eine Korrekturmaßnahme zielt auf die Beseitigung der Ursache eines Missstandes ab, im Falle der unbeschrifteten Sprühflasche wäre das z.B. eine Schulung der Mitarbeiter zur korrekten Beschriftung von ChemikalienZusammenfassung und Ausblick
Die neue Version 3 des IFS GMF orientiert sich in ihrer Struktur näher am IFS Food als die Vorgängerversion und erleichtert den Übergang. Diese Umstellung in der Struktur sowie die Erweiterung des Anforderungskatalogs bringen jedoch für bereits zertifizierte Betriebe größere Herausforderungen mit sich. Die nun weitreichenderen Anforderungen müssen im Unternehmen umgesetzt werden. Bei der meist dünnen Personaldecke in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann es an dieser Stelle zu Engpässen kommen. Zum besseren Verständnis der Änderungen und zur Unterstützung bei deren Umsetzung in den betrieblichen Abläufen kann die Inanspruchnahme externer Expertise hilfreich sein. Dieses Vorgehen in Kombination mit einer vollumfassenden Unterstützung durch die Unternehmens- und Betriebsleitung stellen die Grundlage für eine rasche und erfolgreiche Umsetzung des neuen Anforderungskatalogs im Unternehmen dar.
